O backoffice, como o nome já diz, é o conjunto de atividades de suporte ao negócio. São tarefas destinadas à gestão da própria empresa em setores administrativos com pouco ou nenhum contato com clientes. A prática envolve controle financeiro, gestão de colaboradores, marketing e planejamento estratégico de ações empresariais.
A CWBem vai explicar tudo o que você precisa saber sobre backoffice e como a gestão melhora com boas práticas
O que é backoffice?
Na prática, o backoffice envolve equipes próprias ou terceirizadas que trabalham em funções estratégicas, muitas delas internas. São processos extremamente necessários para o bom funcionamento de qualquer organização que refletem diretamente nas operações gerando ações para equipes de front office, formada por profissionais que estão em constante relacionamento com clientes.
Existem times inteiros em setores como:
– Equipes de marketing e de comunicação institucional
– Times de RH
– Profissionais de áreas estritamente internas e muitas vezes burocráticas como contabilidade, financeiro e jurídico
– Setores de logística e manutenção interna
– Equipes de TI e tecnologia
Solução em gestão interna passa pelo Backoffice
Assim como outros setores tal qual a produção e o comercial, esta atividade é igualmente fundamental para que o trabalho da empresa seja realizado com bom desempenho – fornecendo, inclusive, ações preventivas para que o relacionamento com clientes e fornecedores seja o melhor possível.
Colaboradores que prestam serviços indiretos com a atividade principal da empresa fazem parte destas equipes. No ambiente fabril, o backoffice envolve pessoas que não estão na produção e em uma rede de departamentos que não engloba vendedores: é a equipe de retaguarda.
Qual a importância do backoffice para empresas?
Além de resolver problemas ou situações que saem do controle mencionado anteriormente, a solução é excelente para prevenir riscos nos negócios ao organizar processos com suporte de controle interno de estoques, atividades rotineiras e burocráticas de escritório e manutenção de equipamentos, veículos e maquinários em geral, garantindo o bom funcionamento das atividades operacionais antes mesmo do produto ser oferecido ao mercado:
– Fornece suporte aos vendedores e consultores por meio de ações de comunicação interna, criação de equipes para criar soluções para problemas, automatização de processos internos e gestão pessoal – como recrutamento e seleção de colaboradores ou terceirização de equipes.
No Bakcoffice, a gestão dos negócios fica muito mais profissional!
– Quando funciona harmonicamente, bem organizado, o backoffice é um dos pilares da satisfação do cliente. A atuação do backoffice efetivamente traz experiências excelentes para o consumidor que vai receber serviços ou produtos com mais qualidade, sem erros e até com diferenciais em relação à concorrência
Melhora no faturamento
A automação de atividades relacionadas com gestão de faturas, créditos, vendas, compras e cobranças melhoram o fluxo interno, acabando com gargalos e travas diárias.
Melhora a comunicação com clientes
As empresas não precisam se preocupar em resolver possíveis problemas pois estes deixam de existir. A solução resolve problemas de entrega de produtos, por exemplo, e os clientes percebem a melhora, gerando engajamento e fidelização com a marca.
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Melhora a gestão de ações de marketing
Empresas e clientes se comunicam muito e é por esta razão que campanhas e ações de marketing online se tornaram tão populares. Esses e-mails e cadastros são importantes e precisam ser classificados para gerenciamento interno seguindo a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Backoffice melhora a administração
Tarefas de gestão ficam muito menos complicadas. Departamento de Recursos Humanos, gestão de benefícios, seleção e classificação de documentos, pedidos internos, memorandos e demais atividades administrativas deixam de ser um problema com a automação. As informações ficam mais fáceis de acessar e muito mais precisas e confiáveis.
Melhora a TI
É a solução que qualquer departamento de TI sempre sonhou! Contar com ferramentas tecnológicas vai além de aparelhos de telefone, computadores, programas de software e servidores para manter o correio eletrônico. Tudo é parte da operação, mas precisa ser bem administrado no backoffice para que estes componentes não falhem. Sozinhos eles trazem melhorias, mas unidos transformam qualquer gestão em uma verdadeira experiência interna eficiente.
Melhora o suporte em qualquer setor
Nas empresas, existe o suporte pós-venda, o suporte técnico e o atendimento aos parceiros e colaboradores. Estas atividades devem estar presentes na gestão interna pois impactam diretamente no sucesso das vendas e o backoffice consegue manter os níveis de excelência altos e, consequentemente, a satisfação do cliente.
Perfeito para retenção de clientes, gerar novas vendas e fidelizar o consumidor que sabe que a empresa está aberta e preparada para solucionar dúvidas, resolver problemas ou, simplesmente, interagir.
A automatização libera colaboradores e equipes inteiras para atividades que demandam mais responsabilidade.
Backoffice é uma solução para qualquer empresa!
Como funciona o backoffice para cada negócio?
Cada segmento precisa ter uma equipe preparada com o modelo de negócio pelos diferentes processos envolvidos. É possível contar com equipes de atendimento ao cliente, estoque, contabilidade, departamento de RH, compras e vendas internas, marketing, planejamento estratégico, retenção e fidelização de clientes e SAC.
Na indústria: os profissionais podem se organizar diretamente com manutenção de equipamentos que no final da cadeia de vendas garante o bom funcionamento das atividades operacionais.
No varejo: a circulação de produtos em uma loja precisa funcionar com a precisão de um relógio. É possível ser atuante na gestão logística interna, garantindo que não faltem produtos nos pontos de vendas ou que atrasos aconteçam na distribuição das mercadorias.
Em supermercados: o universo dos supermercados engloba produtos de todos os tipos, inclusive hortifrútis que precisam ser repostos diariamente. E tem ainda as ofertas dos encartes que são publicados semanalmente que precisam de criação e revisão para evitar a divulgação de preços equivocados. É uma ação diária e constante que não pode falhar – e precisa de uma equipe focada na rotina.
Varejo online (e-commerce): compras online precisam ter uma cadência inquebrável. O produto divulgado no site tem em estoque? O preço está correto? Como fica o frete e a entrega? Terá rastreamento? Caso o produto chegue com algum problema, como funciona a devolução? O backoffice online tem uma missão constante para identificar faltas de determinados produtos no site antes que o cliente finalize a compra. A missão destes profissionais é tão importante que é capaz de evitar cancelamento de compras.
O mais importante para conseguir resultados é que todos os setores administrativos tenham suas atribuições contempladas justamente para que o resultado seja o melhor possível para a empresa.
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Quais as vantagens do sistema backoffice na gestão da empresa?
Todas as atividades e tarefas que sejam repetitivas, manuais, burocráticas ou de gestão interna podem entrar no escopo. Dentre as vantagens, o destaque fica por conta da automação de diversos processos que serve de retaguarda para que a linha de frente se mantenha em funcionamento.
Automatizar rotinas empresariais significa reduzir falhas e eliminar gargalos, principalmente com o auxílio de sistemas de ERP.
Leia mais sobre backoffice e outras soluções para empresas no blog da CWBem
A tecnologia necessária
Software de gestão combinados com profissionais focados em soluções e prevenções de possíveis problemas e estratégias alinhadas com projetos agiliza atividades administrativas – criando dados e informações que integram o backoffice com o front office!
Processos de diversos setores podem e devem estar integrados, principalmente nos departamentos comerciais, financeiros, produtivos, fiscais e logísticos.
Automatização do backoffice nas empresas
Quando há o cuidado de automatizar sistemas internos de gestão, a empresa está criando alicerces que melhoram e aproximam o relacionamento entre empresa e consumidores.
01 – Controle dos custos: a redução dos custos é notória em semanas de implementação. O backoffice administrativo, quando automatiza determinadas atividades internas, consegue diminuir despesas e melhorar a saúde financeira tão logo comece o processo de implementação, mapeando processos sem menos erros e desperdício de tempo e matéria-prima. Tudo pode ser acompanhado em dashboards, que permitem ao gestor facilitar tomadas de decisão com acesso online de indicadores de cada setor.
02 – Processos mais rápidos e sem gargalos burocráticos: a fluidez das atividades administrativa e financeiras está contemplada na implementação. Pedidos de compra e vendas, notas fiscais, ordens de serviços e demais documentos são simplificados nos processos. O gestor consegue emitir e enviar documentos e memorandos sem perder prazos.
03 – Indicadores precisos: os números gerados pela atividade automática do backoffice trazem um raio-x perfeito do que está acontecendo. Para gestores e líderes de equipes, os resultados apresentados mostram como está a empresa na busca das metas com detalhes sobre onde investir, o que deve ser aprimorado e em quais setores há a necessidade de aumentar investimentos.
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